Alle regels over het bewaren van sollicitatiegegevens

Organisaties verzamelen sollicitatiegegevens om geschikte kandidaten te vinden. Die informatie bevat persoonlijke details zoals geboortedata, contactinformatie en werkervaring. Volgens de AVG mogen zulke gegevens niet onbeperkt worden bewaard. Toch weten veel werkgevers niet precies welke termijn geldt en hoe ze zorgvuldig moeten omgaan met deze gegevens.

Dat zorgt voor risico’s bij audits of klachten. Wie sollicitatiegegevens bewaart, moet kunnen aantonen waarom, hoe lang en met welke toestemming dat gebeurt. Bovendien moet elke kandidaat weten wat er met zijn of haar gegevens gebeurt. Duidelijke richtlijnen voorkomen onnodige opslag en beschermen zowel sollicitant als organisatie.

Wat verstaan we onder sollicitatiegegevens?

Sollicitatiegegevens zijn alle persoonlijke gegevens die je ontvangt tijdens een wervingsproces. Denk aan cv’s, motivatiebrieven, e-mails, gespreksnotities en referenties. Vaak bevatten ze gevoelige informatie over opleiding, loopbaan of gezondheid. Daarom vallen ze onder de AVG. De wet beschouwt de werkgever als verwerkingsverantwoordelijke. Jij bent dus verantwoordelijk voor veilige opslag en correcte verwerking.

Ook tijdelijke notities of interne beoordelingen vallen hieronder zodra ze naar een persoon te herleiden zijn. Het helpt om deze gegevens te bundelen in een vast proces zodat niets buiten de regels om wordt bewaard. Door vooraf te bepalen welke informatie echt nodig is, beperk je het risico op overtreding van de privacywetgeving. Dat maakt het beheer overzichtelijker en voorkomt onnodige opslag.

Hoe lang mag je sollicitatiegegevens bewaren?

Volgens de AVG mogen sollicitatiegegevens niet langer worden bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. In de meeste gevallen is dat maximaal vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure. Alleen met toestemming van de sollicitant mag je de gegevens tot één jaar bewaren. Die toestemming moet aantoonbaar zijn en op elk moment kunnen worden ingetrokken.

Het is verstandig om een duidelijk beleid te hebben waarin deze termijnen staan vastgelegd. Zo weten medewerkers wat ze moeten doen zodra een procedure eindigt. Gebruik vaste momenten om oude dossiers te verwijderen. Daarmee verklein je het risico op overtredingen en datalekken. Ook laat je zien dat jouw organisatie zorgvuldig met privacy omgaat.

Toestemming en transparantie richting sollicitanten

Toestemming speelt een centrale rol bij het bewaren van sollicitatiegegevens. Jij moet kunnen aantonen dat de sollicitant expliciet heeft ingestemd met een langere bewaartermijn. Die toestemming mag niet verstopt zitten in algemene voorwaarden. Benoem duidelijk waarom je de gegevens bewaart en hoe lang. Een korte toelichting tijdens het sollicitatieproces schept vertrouwen.

Vermeld deze informatie ook in de privacyverklaring zodat sollicitanten weten wat ze kunnen verwachten. Gebruik duidelijke taal, geen juridische termen. Transparantie voorkomt misverstanden en klachten bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Controleer regelmatig of procedures nog overeenkomen met de geldende regels. Zo houd je grip op het proces en beperk je fouten bij het verzamelen van toestemming.

Beveiliging en toegang tot gegevens

Beveiliging van sollicitatiegegevens vraagt om duidelijke afspraken binnen je organisatie. Niet iedereen hoeft toegang te hebben tot persoonlijke informatie. Beperk de toegang tot medewerkers die direct betrokken zijn bij de werving. Gebruik beveiligde systemen met sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie. Vermijd het delen van documenten via onbeveiligde e-mail.

Werk je met externe partijen zoals recruiters, dan moeten ook zij voldoen aan dezelfde beveiligingsnormen. Leg dit vast in een verwerkersovereenkomst. Controleer regelmatig of de opslaglocaties nog voldoen aan de actuele eisen. Een datalek kan snel ontstaan door onzorgvuldig omgaan met bestanden. Door beveiliging structureel onderdeel te maken van het wervingsproces verklein je risico’s en waarborg je de privacy van elke sollicitant.

Efficiënt beheer van sollicitatiebestanden met recruitment templates

Een goed georganiseerd wervingsproces voorkomt fouten bij het bewaren van gegevens. Met recruitment templates kun je standaarddocumenten gebruiken die voldoen aan de AVG. Denk aan vaste formulieren voor toestemming, beoordelingsformulieren en e-mailsjablonen. Door deze formats consequent toe te passen, voorkom je dat belangrijke informatie ontbreekt of onnodig wordt opgeslagen.

Bovendien help je medewerkers sneller te werken binnen een duidelijk kader. Zo ontstaat een overzichtelijk dossier per kandidaat waarin elke stap van het proces traceerbaar is. Het gebruik van gestandaardiseerde sjablonen zorgt ook voor eenduidigheid binnen het team. Hierdoor worden beslissingen beter onderbouwd en voldoe je automatisch aan de wettelijke vereisten.

Verwijderen en anonimiseren van oude gegevens

Na afloop van een sollicitatieprocedure is het belangrijk om gegevens tijdig te verwijderen of te anonimiseren. Verwijderen betekent dat alle informatie volledig verdwijnt uit jouw systemen. Anonimiseren houdt in dat persoonlijke gegevens onherkenbaar worden gemaakt, zodat ze niet langer te herleiden zijn tot een individu.

Deze methode is handig voor rapportages of analyses over het wervingsproces. Plan vaste momenten in om oude bestanden te controleren en te verwijderen. Zo voorkom je dat verouderde informatie blijft rondslingeren. Houd ook rekening met back-ups waarin oude gegevens kunnen staan. Door een vaste routine aan te houden blijft jouw administratie overzichtelijk en voldoe je aan de privacywetgeving.

Praktische stappen om AVG-naleving te waarborgen

Naleving van de AVG vraagt om structurele aandacht binnen de organisatie. Begin met een duidelijk beleid dat uitlegt hoe sollicitatiegegevens worden verzameld, opgeslagen en verwijderd. Wijs één verantwoordelijke aan voor het beheer van deze procedures. Regelmatige interne controles helpen om fouten snel te ontdekken.

Train medewerkers die betrokken zijn bij het wervingsproces zodat iedereen dezelfde regels toepast. Documenteer elke handeling rondom gegevensverwerking. Zo kun je bij een controle laten zien dat je de wet naleeft. Maak gebruik van checklists en automatische herinneringen om bewaartermijnen te bewaken. Door consequent te werken bouw je vertrouwen op bij sollicitanten en vermijd je onnodige risico’s.

Zorgvuldigheid als vaste routine

Wie zorgvuldig omgaat met sollicitatiegegevens laat zien respect te hebben voor privacy en professionaliteit. Het correct bewaren, beveiligen en verwijderen van informatie hoort bij goed werkgeverschap. Bovendien voorkomt het lastige situaties bij audits of datalekken.

Door vaste procedures in te bouwen wordt zorgvuldigheid vanzelf een gewoonte binnen het team. Zo blijft elke sollicitatie eerlijk en transparant, zonder onnodige risico’s. Uiteindelijk levert een duidelijke aanpak niet alleen naleving op, maar ook vertrouwen bij kandidaten die zich gehoord voelen. Dat maakt het verschil tussen een losse administratie en een wervingsproces dat echt op orde is.

Lees ook eens alle regels voor maximale vloerbelasting.